KSeFtoSMS · KSeFtoEmail
Powiadomienia o nowych fakturach z KSeF — SMS, e-mail, push
Faktura od dostawcy ląduje w KSeF, a ty o tym nie wiesz. Tak ustawisz powiadomienie, które przyjdzie samo — z kwotą i terminem płatności.
Dlaczego nie wiesz o nowych fakturach
Do 2026 r. faktura przychodziła mailem — skrzynka sama dawała znać. Teraz sprzedawca wysyła ją do KSeF i na tym jego obowiązek się kończy. KSeF nie wysyła powiadomień — to oficjalna odpowiedź Ministerstwa Finansów. Faktura czeka w systemie, a termin płatności biegnie.
Skutki znasz z życia: monit od dostawcy, odsetki, wstrzymana dostawa — bo nikt nie zajrzał do KSeF na czas.
Trzy sposoby, żeby się dowiedzieć
| Sposób | Plusy | Minusy |
|---|---|---|
| Ręczne logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF | Bezpłatne | Trzeba pamiętać; każde wejście to logowanie Profilem Zaufanym |
| Program księgowy / biuro rachunkowe | Faktury trafiają do księgowości | Informacja o płatności dociera do ciebie z opóźnieniem — albo wcale |
| Usługa powiadomień (np. KSeFtoSMS) | Wiesz kilkanaście minut po pojawieniu się faktury; przypomnienie przed terminem | Abonament |
Jak działa KSeFtoSMS
- Zakładasz konto i podajesz NIP firmy oraz numer telefonu lub adres e-mail.
- Łączysz firmę z KSeF — podpisem Profilem Zaufanym (bez logowania do KSeF) albo tokenem KSeF. Dostęp jest wyłącznie do odczytu faktur.
- Dostajesz powiadomienia: co kilkanaście minut sprawdzamy KSeF i o każdej nowej fakturze kosztowej wysyłamy SMS, e-mail z PDF lub push.
Przykładowy SMS:
KSeF Jan Kowalski JDG: nowa faktura FV/2026/10/123 od Hurtownia Nowak Sp. z o.o. na 1 234,50 PLN, termin 2026-10-23
Co jeszcze dostajesz
- Przypomnienie o terminie płatności — 1, 3 albo 7 dni wcześniej. Faktury oznaczone jako opłacone nie dostają przypomnień.
- Kilku odbiorców — powiadomienie może trafić też do księgowej albo wspólnika.
- Zbiorcze podsumowanie — gdy faktur wpada dużo naraz, jedno zestawienie zamiast dziesięciu wiadomości.
- Aplikacja mobilna z listą faktur do zapłaty i powiadomieniami push.
Bezpieczeństwo
Łączymy się z KSeF wyłącznie w zakresie odczytu faktur — nie możemy niczego wystawić ani zmienić. Token i certyfikat przechowujemy zaszyfrowane, na serwerach w Unii Europejskiej. Po rezygnacji usuwamy dane dostępowe do KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF może sam wysyłać mi e-mail o nowej fakturze?
Nie. KSeF nie ma funkcji powiadomień — Ministerstwo Finansów potwierdza to w oficjalnych pytaniach i odpowiedziach. Powiadomienia zapewniają tylko zewnętrzne programy i usługi.
Jak szybko dostanę powiadomienie?
Sprawdzamy KSeF co kilkanaście minut, więc o nowej fakturze dowiesz się zwykle w ciągu kwadransa od jej pojawienia się w systemie.
Czy usługa może wystawiać faktury w moim imieniu?
Nie. Połączenie ma uprawnienie tylko do przeglądania faktur, więc nie da się nim niczego wystawić ani zmienić w KSeF.
Ile to kosztuje?
Pierwsze 7 dni są za darmo. Aktualny cennik planów znajdziesz na stronie głównej.
Źródła
Ministerstwo Finansów: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 — „Nie, KSeF nie wysyła powiadomień”.