KSeFtoSMS · KSeFtoEmail
Termin płatności faktury w KSeF — jak go nie przegapić
W KSeF faktura jest „otrzymana”, zanim ją zobaczysz. Wyjaśniamy, co to znaczy dla terminów płatności i jak ich pilnować bez kalendarza.
Kiedy faktura jest otrzymana
Faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w dniu nadania jej numeru KSeF. Datę znajdziesz w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) — to właśnie ona, według Ministerstwa Finansów, decyduje o momencie otrzymania faktury.
Nie ma znaczenia, czy zalogowałeś się do KSeF, ani czy kontrahent wysłał ci PDF. Faktura „przyszła” — nawet jeśli o niej nie wiesz.
Gdzie jest termin płatności
Termin płatności to element faktury ustrukturyzowanej (sekcja płatności). Zobaczysz go po otwarciu faktury w Aplikacji Podatnika KSeF albo w jej wizualizacji. Jeśli sprzedawca go nie podał, obowiązują zasady z umowy z kontrahentem.
Częsty problem: dostawca ustawia 7 dni na płatność, a ty sprawdzasz KSeF raz na dwa tygodnie. Faktura jest wtedy przeterminowana, zanim ją zobaczysz.
Trzy nawyki, które chronią przed odsetkami
- Sprawdzaj nowe faktury codziennie albo ustaw powiadomienia — KSeF sam nie da znać.
- Notuj terminy w jednym miejscu — lista „do zapłaty” posortowana po terminie.
- Oznaczaj opłacone, żeby nie płacić dwa razy i nie dostawać zbędnych przypomnień.
Przypomnienia bez kalendarza
KSeFtoSMS odczytuje termin płatności z faktury w KSeF i:
- w powiadomieniu o nowej fakturze podaje termin zamiast daty wystawienia,
- wysyła przypomnienie 1, 3 lub 7 dni przed terminem (do wyboru),
- w aplikacji pokazuje faktury do zapłaty: po terminie, z terminem dziś, w tym tygodniu,
- pomija przypomnienie, gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą — albo gdy sprzedawca zaznaczył na niej, że jest zapłacona.
Najczęstsze pytania
Od kiedy liczy się otrzymanie faktury z KSeF?
Od dnia nadania fakturze numeru KSeF. Datę widać w UPO jako datę przyjęcia dokumentu do systemu Ministerstwa Finansów.
Kontrahent przysłał PDF później niż faktura trafiła do KSeF. Która data się liczy?
Dla faktury wystawionej w KSeF liczy się data nadania numeru KSeF, a nie data maila z PDF.
Faktura nie ma terminu płatności. Co wtedy?
Wtedy obowiązuje termin z umowy z kontrahentem albo przepisów — warto go ustalić z dostawcą, bo z samej faktury go nie odczytasz.
Czy mogę dostać przypomnienie SMS przed terminem?
KSeF tego nie robi, ale usługi takie jak KSeFtoSMS wysyłają SMS lub e-mail przed terminem płatności każdej nieopłaconej faktury.
Źródła
Ministerstwo Finansów: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (wystawianie i otrzymywanie faktur). To skrót informacji — w sprawach rozliczeń z kontrahentami skonsultuj się z księgową.