Czy faktura przyjdzie mailem, skoro jest KSeF?

Krótko: może przyjść, ale nie musi. Oryginał jest w KSeF — a mail z PDF to już tylko uprzejmość kontrahenta.

Aktualizacja: 2026-10-13

Krótka odpowiedź

Od 1 lutego 2026 r. faktury od firm z NIP otrzymujesz przez KSeF. Przepisy nie wymagają, żeby sprzedawca równolegle wysyłał ci fakturę mailem jako PDF czy XML. Wielu dostawców nadal to robi z przyzwyczajenia — ale coraz więcej przestaje, bo nie musi.

Jeśli PDF przyjdzie, to tylko wizualizacja. Oryginałem jest faktura ustrukturyzowana w KSeF, a uznaje się ją za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF.

Kiedy faktura nadal przyjdzie poza KSeF

• Od mikrofirm w okresie przejściowym — do 31 grudnia 2026 r. sprzedawca, którego faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może wystawiać je poza KSeF (papierowo lub mailem).
• Od zagranicznych dostawców — faktury zagraniczne trafiają do ciebie tak jak dotąd, poza KSeF.
• W razie awarii KSeF — przepisy przewidują tryby awaryjne, w których faktura może dotrzeć inną drogą i zostać później dosłana do systemu.

Dlaczego to problem

Przez lata skrzynka mailowa była twoim powiadomieniem o fakturze. Teraz jej rolę przejął KSeF — który nie wysyła żadnych powiadomień. Część faktur przyjdzie mailem, część nie. Ta druga część to faktury, o których dowiesz się dopiero z monitu.

Jak mieć pewność, że niczego nie przegapisz

1. Traktuj KSeF jako jedyne pewne źródło faktur od polskich firm.
2. Sprawdzaj go regularnie — jak sprawdzić faktury w KSeF.
3. Albo ustaw powiadomienia o nowych fakturach — wtedy to KSeF „przychodzi” do ciebie, SMS-em, mailem z PDF albo push.

Najczęstsze pytania

Źródła

Ministerstwo Finansów: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Poniżej 10 000 zł.

Przeczytaj też